Galimybė išlaidų ataskaitas pateikti skaitmeniniu būdu yra vienas populiariausių TABLOO intraneto modulių. Populiarumą lemia tai, kad šiuo moduliu patogu naudotis ir yra galimybė ataskaitas lanksčiai priderinti prie įmonės verslo procesų.
TABLOO intranetas sukurtas „SharePoint“ debesies paslaugų pagrindu, o tai yra „Microsoft Office 365“ plano dalis. Dėl to intraneto moduliais galima naudotis tiek kompiuteryje, tiek išmaniajame įrenginyje.
Kodėl reikalinga išlaidų ataskaita?
Yra atvejų, kai darbuotojui prasmingiau pačiam padengti su darbu susijusias išlaidas ir pateikti išlaidų ataskaitą, pagal kurią jam grąžinami sumokėti pinigai. Tokios išlaidos gali apimti darbui būtino daikto įsigijimą, kompensaciją už akinius, dotaciją sportui ar pan. Anksčiau naudotos popierinės procedūros dabar jau nėra tokios sklandžios, nes žmonės turi galimybę dirbti namuose, vasarnamyje ar lėktuve. Todėl būtini patogesni sprendimai, kurie leistų skaitmeniniu būdu ir kur kas lengviau pateikti išlaidų ataskaitas tiek kompiuteriu, tiek telefonu.
Kuo naudinga elektroninė išlaidų ataskaita?
Elektroninės išlaidų ataskaitos teikimas turi keletą privalumų. Pirmiausia, tai patogesnis pateikimas ir greitesnis apdorojimas.
Jei išlaidų ataskaita pateikiama popierine forma, darbuotojas turi užpildyti prašymą, jį atspausdinti, pasirašyti ir pateikti. Tada įmonės apskaitos skyrius turi rankiniu būdu įvesti išlaidų ataskaitos duomenis į apskaitos programą. Jei vėliau dar ir vadovas turi patvirtinti išlaidas, popierinės išlaidų ataskaitos apdorojimas atima nereikalingai daug laiko. Dėl visų šių procedūrų procesas vyksta lėtai, jam eikvojama nepagrįstai daug dėmesio ir darbo.
Esant elektroninei išlaidų ataskaitai, darbuotojas, įvedęs duomenis, gali ją nedelsdamas pateikti tvirtinti savo vadovui. Po patvirtinimo ataskaita iš karto persiunčiama apskaitos skyriui. Visa procedūra yra greita, nereikalauja jokio fizinio dokumentų įteikimo, o tai yra patogiau visoms šalims.
Kaip darbuotojas gali užpildyti išlaidų ataskaitą?
TABLOO išlaidų ataskaitą galima užpildyti naudojantis visomis dabartinėmis interneto naršyklėmis („Chrome“, „Edge“, „Firefox“), o atskaitingas asmuo gali užpildyti visus privalomus laukus ir pridėti dokumentus tiek iš kompiuterio, tiek ir iš išmaniojo įrenginio. Duomenys į išmanųjį įrenginį įvedami per „Microsoft PowerApp“, kuri veikia „iOS“, „Android“ ir „Windows“ įrenginiuose.
Jei reikia, „Teams“ programoje galima sukurti išlaidų ataskaitos programos nuorodą (shortcut), kad darbuotojai galėtų patogiai ją rasti savo darbalaukyje ir greitai užpildyti.
„Office 365“ palaiko įvairias kalbas, todėl darbuotojai išlaidų ataskaitą gali pateikti lietuvių, estų, latvių ir anglų kalbomis.
Kokie yra išlaidų ataskaitos pateikimo žingsniai?
Norėdamas pateikti išlaidų ataskaitą, darbuotojas atidaro išlaidų ataskaitų programą TABLOO platformoje iš mobiliojo prietaiso ar įmonės intraneto. Ten jis gali patogiai įvesti reikalingas išlaidų dokumentų kopijas ir komentarus, o tada pateikti išlaidų ataskaitą savo vadovui patvirtinti.
Vadovas gauna el. laišką apie naują išlaidų ataskaitą su išlaidų eilutėmis ir išlaidų dokumentais. Matydamas informaciją el. laiške gali jau gali nuspręsti patvirtinti išlaidų ataskaitą ar ją atmesti. Vadovas taip pat gali atidaryti išlaidų ataskaitos rodinį ataskaitos programoje.
Vadovui patvirtinus išlaidų ataskaitą, pranešimas tiesiogiai išsiunčiamas apskaitos skyriui.
Audituota saugi darbo eiga
TABLOO išlaidų ataskaita sukurta saugių „Microsoft 365“ paslaugų pagrindu, naudojant „SharePoint“, „PowerApps“, „PowerAutomate“ ir „Power BI“ paslaugas. Pirma, identifikuojami visi žmonės, susiję su išlaidų ataskaitomis, ir kiekvieno apdorojimo veiksmo metu lieka audito žurnalas (registravimas turi būti įjungtas „Microsoft 365“ atitikties tvarkytuvės portale).
Pagalba
Sertifikuoti „Primend“ pagalbos skyriaus specialistai žino, kaip pritaikyti išlaidų ataskaitų nustatymus kiekvienos organizacijos poreikiams:
- projekto apskaita
- skyriai ir padaliniai
- teksto aptikimas skaitmeniniuose dokumentuose
Mes taip pat galime padėti nustatant sistemos saugumą, pridedant ataskaitų teikimo funkcijas ir, žinoma, rasti atsakymus į visus klausimus, kylančius naudojantis programa kasdien.