Kiekvienoje įmonėje labai svarbu teisingai ir laiku suplanuoti darbuotojų atostogas. Tai gali sukelti tikrą galvos skausmą net ir mažoje komandoje, o ką kalbėti apie dideles įmones, kuriose dirba daugybė darbuotojų, o darbas pagrįstas grafikais.
Kur galėčiau rasti paaiškinimą, kaip užpildyti atostogų prašymą? Kam turėčiau jį nusiųsti? Kiek atostogų dienų turiu ir galiu išnaudoti? Girdėti klausimai, tiesa? Bet turi būti būdas, palengvinantis galvos skausmą. Ir jis yra! Tai „Microsoft“ įrankių rinkinys. Turimų dienų ir panaudotų atostogų apskaičiavimą šiandien galime visiškai patikėti kompiuterinėms programoms. Taip visa planavimo sistema bus patikimesnė, tikslesnė ir patogesnė vartotojui. Kaip papildomą TABLOO intraneto galimybę „Primend“ sukūrė patogią programą darbų srautams ir atostogoms planuoti ir tvirtinti. Visa tai padaryta naudojant „Microsoft 365“ ir „PowerApps“ paslaugas. Kodėl atostogų planavimas yra svarbus?
Sukūrus atostogų grafiką, darbdavys gali geriau planuoti darbus, atsižvelgti į darbuotojų atostogų pageidavimus, suplanuoti, kas juos tuo metu pavaduos ir padeda išvengti situacijų, kai visi darbuotojai atostogauja vienu metu. Visoms šalims yra žymiai patogiau, kai iš anksto yra paruošiamas atostogų grafikas, atitinkantis šalyje galiojančius įstatymus ir įmonės vidaus taisykles. Tokiu būdu darbdavys turi geresnę galimybę paskirstyti darbo krūvį ir planuoti projektus, o darbuotojai gali užtikrinčiau iš anksto planuotis atostogų keliones ir kitą veiklą.
Darbdavys privalo registruoti metines atostogas ir nepanaudotas atostogas nuo paskutinio laikotarpio į atostogų grafiką, tačiau kai kuriems darbuotojams galima rinktis ir jiems priklausančias papildomas atostogų dienas, pvz., tėvystės ir motinystės atostogos, vaiko priežiūros atostogos, studijų atostogos, papildomos atostogų dienos už ilgalaikį nepertraukiamą darbą toje pačioje darbovietėje bei kitos laisvos dienos, numatytos įmonės vidaus taisyklėse ar šalies Darbo kodekse. Darbdavys taip pat turi sužiūrėti, kad darbuotojas pasinaudotų savo atostogomis dar nepasibaigus jų galiojimo laikui.
Pagal Lietuvoje galiojantį Darbo kodeksą, kiekvienam darbuotojui priklauso 20 darbo dienų (dirbantiems 5 dienas per savaitę) ir 24 darbo dienos (dirbantiems 6 dienas per savaitę) metinių atostogų. Tačiau yra darbuotojų, kuriems priklauso prailgintos atostogos. Pvz., darbuotojams iki aštuoniolikos metų, darbuotojams, vieniems auginantiems vaiką iki keturiolikos metų arba vaiką invalidą iki šešiolikos metų ir neįgaliems darbuotojams priklauso kasmetinės 35 kalendorinių dienų atostogos. Kai kurių vyriausybės patvirtintų kategorijų darbuotojams priklauso net iki 58 dienų.
Metinės atostogos paprastai yra padalintos į dalis. Tačiau viena dalis negali būti trumpesnė nei 10 darbo dienų (dirbant 5 d. d.) arba 12 darbo dienų (dirbant 6 d. d). Jeigu darbo dienų per savaitę skaičius yra mažesnis arba skirtingas, atostogų dalis negali būti trumpesnė kaip dvi savaitės.
Darbdavys privalo tenkinti darbuotojo prašymą suteikti kasmetines atostogas:
- nėščioms darbuotojoms prieš nėštumo ir gimdymo atostogas arba po jų;
- tėvams jų vaiko motinos nėštumo ir gimdymo atostogų metu, prieš tėvystės atostogas arba po jų;
- darbuotojams, kurie mokosi nenutraukdami darbo, derindami kasmetines atostogas prie egzaminų, įskaitų laikymo, diplominio (bakalauro, magistro) darbo rengimo, laboratorinių darbų ir konsultacijų laiko;
- darbuotojams, slaugantiems sergančius šeimos narius ir neįgaliuosius, taip pat asmenims, sergantiems chroniškomis ligomis, kurių paūmėjimas priklauso nuo atmosferos sąlygų, esant sveikatos priežiūros įstaigos rekomendacijai.
Dėl visų aplinkybių ir niuansų atostogų tvarkaraščio planavimas paprastai yra gana sudėtingas, tačiau įdiegus papildomus sprendimus „Tabloo“ intranete su „Power Automate“ įrankiais, procesas tapo lengvas ir patogus vartotojams.
Kai kuriose įmonėse yra reikalavimas surinkti parašus iš atostogas tvirtinančių asmenų. Tai reiškia beprasmišką sumaištį su popieriais, nes kai atostogų norai pateikiami vadovui po vieną, jis neturi viso bendro vaizdo, reikalingo sprendimui priimti. Todėl dėl kai kurių atostogų dienų neišvengiamai reikės tartis iš naujo ir vėliau jas keisti. Tikslinga patvirtinti atostogų tvarkaraštį, kai visų darbuotojų atostogų pageidavimai yra įtraukti į vieną bendrą dokumentą, kad planuojant darbo srautus būtų galima nedelsiant atsižvelgti į reikiamus pakeitimus.
Jei įmonė neturi specialaus sprendimo atostogų planavimui, įprastas atostogų planavimo procesas yra žymiai sudėtingesnis, pradedant keitimusi įvairiais el. laiškais su personalo darbuotojais, apskaitos darbuotojais, pavaduojančiais darbuotojais iki atostogų prašymų rašymo ranka ir galiausiai patvirtinimo – visas ratas veiksmų ir proceso dalyvių. Bet visa tai taip sudėtinga ir dėl to, kad kažkas turi surinkti visus duomenis ir juos įvesti į teisingus langelius kokioje nors lentelėje, kad vadovas galėtų pamatyti atostogų grafikus ir atlikti reikiamus pakeitimus. Čia taip pat reikėtų atsižvelgti ir į žmogiškųjų klaidų faktorių, kuris gali nutikti beveik kiekviename etape. „Tabloo“ intraneto sprendimas užtikrina, kad kiekvieno darbuotojo atostogos būtų matomos vienoje sistemoje, jos būtų atnaujinamos realiu laiku. Sprendimas leidžia kiekvienam darbuotojui pamatyti jam priklausančias atostogas, ten jie taip pat gali pateikti prašymus, kurie automatiškai pristatomi tiesioginiam vadovui ir pakeičiantiems darbuotojams tvirtinti. Taip jie mato bendrą vaizdą ir gali priimti tinkamus sprendimus. Lygiai taip pat paprasta pakeisti jau patvirtintas atostogas.
Be to, kas išdėstyta aukščiau, atostogų grafiką sudarančioje sistemoje taip pat atsižvelgiama į visas nacionalines šventes, todėl visų švenčių valdymas tampa daug lengvesnis ir lengviau valdomas visose šalyse. Visa informacija visada yra naujausia ir prieinama visiems, todėl dingsta rizika, kad žmogus suklys, pamirš, neteisingai įrašys ir pan. Sumažėja keitimosi laiškais srautas ir patvirtinimo etapų problemos. „Tabloo“ atostogų sprendimas žymiai supaprastina procesą tiek įmonei, tiek darbuotojui.
