Elvi

ELVI yra franšizės principu veikiantis maisto prekių parduotuvių tinklas, daugiau nei 20 metų po vienu prekės ženklu vienijantis mažas ir vidutinio dydžio Latvijos mažmeninės prekybos įmones. Įmonės misija – kurti draugišką bendruomenę Latvijos gamintojams, prekybininkams ir gyventojams, pristatant modernią aptarnavimo atmosferą su latvišku požiūriu bei parduodant sveiką vietinį maistą. 

Kelerius metus kaip savo skaitmeninio verslo sprendimą ELVI naudojo „Google Workspace“. Pavyzdžiui, per „Google Worksheets“ dalinosi prekių atsargų ir pardavimo rezultatų duomenimis. „Google“ sprendimą naudojo ir įmonės IT komanda intranetui kurti, keistis rinkodaros medžiaga ir informacija apie produktus. 2021 m. pabaigoje „Google“ paskelbė apie reikšmingą kainų padidinimą, kai šios platformos naudojimosi išlaidos išaugo beveik dvigubai. Tai privertė ELVI ieškoti sprendimų, kurie optimizuotų IT procesus. Atsižvelgiant į ribotą patirtį dirbant su „MS Office“, IT komanda nesijautė pakankamai pasitikinti savimi, kad galėtų savarankiškai įgyvendinti reikiamus pakeitimus. Kasdienė parduotuvių veikla yra glaudžiai susijusi su IT sprendimais, pvz., su tokiais svarbiais verslo procesais kaip atsargų valdymas ir produktų užsakymai, todėl ELVI nusprendė samdyti profesionalią pagalbą. 2021 m. gruodį prasidėjo ELVI ir „Primend“ bendradarbiavimas ir per porą mėnesių buvo greitai ir efektyviai pertvarkyti pagrindiniai IT infrastruktūros klausimai.

 

„Primend“ ekspertai greitai integravo „MS Office 365“ su vietine ELVI infrastruktūra, pateikdami sprendimą, suderintą su esamomis sistemomis. „Primend“ taip pat padėjo greitai ir sklandžiai perkelti darbuotojų el. laiškus ir kitus duomenis.

 

Vienas didžiausių iššūkių pertvarkant IT infrastruktūrą buvo visų įmonės duomenų perkėlimas iš esamo intraneto į „Microsoft“ aplinką. Užuot aklai perkėlus visus duomenis, tarp kurių galėjo būti nereikalingų ir galimai pasenusių failų, „Primend“ ekspertai rekomendavo peržiūrėti ir pertvarkyti failų ir duomenų bibliotekas. Toks atrankos procesas leido išsaugoti tik aktualią ir esminę darbui reikalingą informaciją. Kartu su „Primend“ ELVI perėjo iš „Google“ sprendimu paremto intraneto prie naujos intraneto platformos, kuri yra efektyvesnė ir lengviau valdoma. 
ELVI sukūrė darbo grupę, kurioje dalyvavo IT, rinkodaros ir ryšių su visuomene specialistai. Ši grupė sėkmingai vykdė reorganizavimo procesą, gaudama aiškius ir tikslius „Primend“ IT ekspertų nurodymus tiek dėl „SharePoint“ platformos sukūrimo, tiek dėl tolesnio kasdienių administracinių užduočių valdymo. ELVI, kaip didelė įmonė, turinti daugiau nei 500 darbuotojų ir savo IT komandą, džiaugėsi galimybe panaudoti savo vidinius žmogiškuosius išteklius ir talentus, kartu gaudama „Primend“ paramą ir patarimus. Toks bendradarbiavimo metodas leido ELVI geriau suprasti šiuos procesus, todėl bendrovė galėjo sėkmingai ir savarankiškai valdyti ir plėtoti savo kasdienę veiklą.

 

LICENCIJAVIMAS
„Primend“ komanda taip pat teikia ELVI vertingų patarimų, kaip spręsti „Microsoft“ licencijų klausimus, kaip optimaliai ir sumaniai įsigyti bei naudoti licencijas. Nors debesijos sprendimų licencijavimas yra palyginti paprasta užduotis, senųjų „Microsoft“ licencijų valdymas gali būti sudėtingesnis, nes reikia atidžiai įvertinti įvairius veiksnius, kad būtų išvengta nereikalingų paslaugų ir išlaidų.

 

IT SAUGUMAS
Visi pagrindiniai IT infrastruktūros elementai buvo pertvarkyti ir šiuo metu teikiami užtikrinant aukštą kokybę. Kitas žingsnis – patikimų saugumo sprendimų kūrimas ir įgyvendinimas. ELVI jau įdiegė dviejų veiksnių autentifikavimo patvirtinimą, taip pat grupėmis pagrįstą metodą, kad būtų galima sėkmingiau ir patogiau valdyti darbuotojų prieigą prie duomenų.
Artimiausiu metu taip pat planuojama įdiegti įrenginių valdymą naudojant „MS Intune“. Ši priemonė taiko aukštos kokybės saugumo priemones išmaniesiems telefonams ir kitiems nuotoliniam darbui naudojamiems mobiliesiems įrenginiams.

 

SAVITARNOS PORTALAS
Vienas iš ELVI maisto prekių parduotuvių verslo poreikių – galimybė vėlai vakare atlikti operatyvius pakeitimus, tai yra reaguoti po įprastų darbo valandų. Kai kasdienė veikla tokia dinamiška, labai sėkminga priemone tapo „Primend“ teikiamas savitarnos portalas. Jis leidžia IT administratoriams lengvai ir greitai atlikti reikiamus veiksmus (pavyzdžiui, koreguoti „Microsoft“ licencijų skaičių ir kurti naujas naudotojų paskyras). Dėl to nebereikia papildomų išteklių ir mokamų IT pagalbos paslaugų.

 

MOKYMAI
Kad ELVI IT administratoriai galėtų tobulinti efektyviam debesijos sprendimų naudojimui reikalingus įgūdžius, „Microsoft“ surengė mokamus mokymus. „Microsoft“ produktai IT administratoriams buvo palyginti nauja ir neišbandyta teritorija, todėl „Primend“, kaip patyręs mokymų partneris, ėmėsi apmokyti likusius darbuotojus. Be to, šie mokomieji vaizdo įrašai buvo įkelti į „SharePoint“ platformą. Tai leido naujiems darbuotojams greitai ir lengvai susipažinti su „Microsoft“ aplinka. Be to, dėl IT reorganizacijos ir mokymų IT administratoriai įgijo visapusišką supratimą ir žinias – taigi gali užtikrintai ir savarankiškai susidoroti su savo pareigomis.
Mažos įmonės dažnai priklauso nuo IT užsakomųjų paslaugų sprendimų, o didesnės įmonės paprastai išlaiko savo vidines IT komandas. Tačiau net ir patyrę ekspertai gali susidurti su problemomis, kai jiems trūksta reikiamų žinių ir įgūdžių. Todėl kreiptis pagalbos į išorės specialistus yra ne tik pagrįsta, bet ir labai naudinga strategija. ELVI ir „Primend“ partnerystės sėkmės istorija yra puikus pavyzdys, koks vertingas gali būti didelės įmonės IT skyriaus ir IT užsakomųjų paslaugų teikėjo komandinis darbas.