Duomenimis grįstas valdymas: kaip „Power BI“ padeda priimti geresnius sprendimus

Ar kada nors teko pasijusti taip, tarsi sprendimus priimtumėte judėdami tamsoje po nepažįstamą kambarį? Žinote, kur norėtumėte eiti, bet trūksta aiškumo. Įmonės šiandien disponuoja neįtikėtinu kiekiu duomenų. Tačiau vien to neužtenka – svarbu juos tinkamai surinkti, išanalizuoti ir išgauti vertingą informaciją. Didėjantis darbo krūvis, nauji programinės įrangos sprendimai ir didėjantis efektyvių ataskaitų teikimo poreikis verčia vadovus ieškoti protingesnių duomenų interpretavimo būdų.

Kokia gi yra duomenų svarba šiuolaikiniame versle?

Duomenys – vienas didžiausių įmonės turtų, tačiau jei juos sunku interpretuoti, sprendimai gali būti priimami remiantis intuicija, o ne realybe. Pavyzdžiui, jei finansų vadovas (CFO) nemato aiškaus įmonės išlaidų modelio, jis gali praleisti taupymo galimybes. Jei nesugeba greitai nustatyti pasikartojančių problemų, įmonė gali prarasti klientų pasitenkinimą. Laiku ir tiksliai atlikta duomenų analizė padeda tokių situacijų išvengti ir suteikia konkurencinį pranašumą.
Čia į pagalbą ateina „Power BI“ – „Microsoft“ duomenų analizės įrankis, padedantis įmonėms rinkti, apdoroti ir vizualizuoti duomenis.

Kas yra „Power BI“ ir kaip jis padeda priimti sprendimus?

„Power BI“ leidžia įmonėms dideles „Excel“ lenteles ir sudėtingas duomenų bazes paversti vizualiai suprantamomis ir dinamiškomis informacinėmis lentelėmis.  Užuot rankiniu būdu lyginę duomenis, galite realiuoju laiku apžvelgti pagrindinius įmonės rodiklius ir nustatyti tendencijas bei anomalijas. 

„Power BI“ jungia duomenis iš skirtingų sistemų – buhalterinės apskaitos, klientų valdymo, pagalbos centrų platformų ir projektų valdymo įrankių. Tai suteikia visapusišką verslo veiklos vaizdą ir leidžia greitai priimti faktais grįstus sprendimus. Duomenų vizualizavimas grafikais ir diagramomis padeda lengviau suprasti sudėtingus skaičius ir padaro informaciją prieinamą net tiems, kurie nėra duomenų analizės specialistai.
Be to, „Power BI“ yra lanksti programa – ataskaitas galima pritaikyti pagal įmonės poreikius. Automatizuotos ataskaitos taupo laiką ir mažina klaidų riziką. Kadangi visi duomenys yra vienoje aplinkoje, gerėja komandų bendradarbiavimas ir informacijos srautas.

Kaip „Power BI“ padeda „Primend“ CFO priimti geresnius sprendimus?

„Power BI“ praktikoje – kaip šį įrankį naudoja „Primend“ vadovai?

„Primend“ finansų vadovė Maarika ir technikos vadovė Rita asmeniškai patyrė „Power BI“ privalumus. Maarika naudoja „Power BI“ finansinėms ataskaitoms ir biudžetams stebėti, o Rita analizuoja klientų aptarnavimo kokybę ir optimizuoja komandos darbo eigą.

Kokius finansinius rodiklius galima stebėti su „Power BI“?

„Primend“ finansų vadovė Maarika Kuhi naudoja „Power BI“ biudžetinių ir faktinių rezultatų palyginimui. Tai padeda stebėti, ar įmonė juda užsibrėžtų tikslų link, ar reikia greitai reaguoti. Svarbiausi rodikliai yra MRR (mėnesio pajamos), pardavimai, EBITDA (pelnas prieš palūkanas, mokesčius, nusidėvėjimą ir amortizaciją), grynasis pelnas ir maržos – tiek metiniai pokyčiai, tiek palyginimas su biudžetu. Ateityje planuojama stebėti ir likvidumą, kapitalizaciją bei ilgalaikį mokumą, kad sprendimai būtų strategiškai pagrįsti.

Kaip „Power BI“ padeda dirbti su finansiniais duomenimis?

Duomenų apdorojimas yra gana paprastas ir logiškas – didžiosios knygos įrašai eksportuojami CSV formatu į sutartą aplanką, kurį „Power BI“ vėliau nuskaito. Tačiau „Power BI“ skirta ne tik galutiniams rezultatams peržiūrėti. Ji taip pat naudojama preliminariai analizei atlikti prieš mėnesio pabaigą, kad būtų galima iš anksto aptikti galimas spragas ir atlikti reikiamus pataisymus. Tai padeda išvengti netikėtumų ir užtikrinti, kad finansinės ataskaitos būtų tikslios.

Kaip „Power BI“ padeda stebėti ir teikti ataskaitas apie naujus procesus?

Kai įmonėje įdiegiamas naujas procesas, Maarika pirmiausia surenka kontrolinius skaičius „Excel“ programoje, o tada juos perkelia į „Power BI“. Taip sukuriami tikslūs įvesties duomenys, kuriais gali naudotis „Power BI“ ekspertas, taupant laiką ir išvengiant klaidų. Maarika rekomenduoja vadovams išmokti patiems pritaikyti paprastesnius „Power BI“ rodinius – specialistas sukuria jungtis, o vadovas dažnai gali pats naudotis „drag and drop“ funkcija papildomai analizei.

Kaip galite naudoti „Power BI“, kad atrastumėte ekonominio efektyvumo galimybes?

Programa „Power BI“ leidžia peržiūrėti finansinius duomenis iš dviejų perspektyvų - retrospektyvinės ir perspektyvinės.
Retrospektyviai galite greitai apžvelgti biudžeto vykdymą ir prireikus laiku reaguoti.
Perspektyvinė analizė palengvina planavimą, nes praeities duomenys yra greitai ir aiškiai prieinami.

Kaip „Power BI“ padeda „Primend“ technikos vadovui?

Ką stebėti naudojant „Power BI“?

Rita nurodo, kad „Power BI“ padeda sujungti duomenis iš skirtingų sistemų ir gauti išsamią darbuotojų faktinio darbo krūvio apžvalgą. Pavyzdžiui, ji renka informaciją apie darbuotojų darbo ir poilsio laiką iš darbo užmokesčio programos ir prie jos prideda darbo laiko stebėjimą iš bilietų sistemos. ai leidžia tiksliai matyti, kiek laiko skiriama konkrečioms problemoms spręsti, ar tai apmokamas darbas, ir kur galima optimizuoti procesus.

Pagrindiniai rodikliai – ką stebėti?

Rita naudoja „Power BI“ šiems svarbiems rodikliams stebėti, kad būtų galima geriau valdyti pagalbos tarnybos darbą ir gerinti paslaugų kokybę:

• Kiek laiko skiriama tiesiogiai kliento problemai spręsti, o kiek – mokymuisi ar kitai veiklai.
• Skambučių skaičius, tenkantis vienam specialistui / klientui – ar komanda optimaliai paskirsto darbo krūvį ir ar tam tikrų tipų skambučių būtų galima išvengti arba juos spręsti efektyviau.
• Klientų atsiliepimai (NPS) – ar išspręsti atvejai atitinka klientų lūkesčius ir kuriuos paslaugos aspektus reikia tobulinti.
• Vidutinis atvejo išsprendimo laikas – kaip greitai išsprendžiama kliento problema, o tai padeda prognozuoti darbo krūvį ir pagerinti aptarnavimo greitį.
• Reagavimo į atvejus greitis – ar komanda reaguoja į klientų problemas per sutartus terminus ir kiek laiko laukia eilėje.
• Reagavimo į skambučius greitis – kaip greitai galima susisiekti su klientu ir pateikti sprendimą.

Kaip „Power BI“ padeda klientų aptarnavimo komandai gerinti paslaugų kokybę ir skaidrumą?

„Power BI“ padaro klientų aptarnavimo komandos darbą matomą visiems – komanda aiškiai mato, kaip vertinamas jų darbas ir kuriuos rodiklius reikia gerinti. Kadangi šie rezultatai taip pat lemia motyvacinius priedus, „Power BI“ suteikia aiškų tikslą, kurio siekti.
Be to, „Power BI“ padeda stebėti, kiek žmonių reikia esamiems klientams aptarnauti ir ar galima priimti naujų klientų be papildomų resursų. Rodikliai taip pat leidžia nustatyti, kokiose srityse darbuotojams reikia mokymų, kad jų profesionalumas augtų kryptingai ir efektyviai.

Apibendrinant, „Power BI“ – tai galingas įrankis Ritai ir jos komandai, leidžiantis priimti geresnius sprendimus, išlaikyti aukštą paslaugų kokybę ir užtikrinti, kad klientų problemos būtų sprendžiamos greitai ir profesionaliai.
 

Gaukite pasiūlymą